Wat is PIM?

Verzamelen

De eerste stap is het verzamelen van alle productinformatie. Zowel deze die op vandaag beschikbaar is, als die nodig voor nieuwe toepassingen of dienstverlening. Voor elke bron van informatie wordt bekeken of de input manueel dient te gebeuren of dat deze kan geautomatiseerd worden door koppeling van de PIM met een ander systeem zoals bv. een ERP pakket.

Het verzamelen van productinformatie is een proces. Dit proces wordt door de PIM opgevolgd zodat geen enkele stap wordt overgeslagen en elke medewerker weet wat hem te doen staat.

Organiseren

Om informatie vlot te beheren en te gebruiken is het belangrijk dat deze op een slimme manier wordt gestructureerd. Bij het beheer van de informatie wordt gekeken naar eenvoud en efficiëntie. Neem als voorbeeld een T-shirt die bestaat in 10 kleuren en 5 maten. Dat zijn 50 producten die in de PIM worden ingebracht. Of toch beter niet!

Slimmer is om 1 product in te brengen, de T-shirt, en daarvan 50 varianten te maken voor elke maat en kleur. Gemeenschappelijke kenmerken worden door elke variant overgenomen. Efficiëntie komt vooral kijken bij het gebruik. Als je weet dat op de website jouw klanten willen filteren op lengte, dan neem je dit best op als een kenmerk met een numerieke waarde.

Controleren en verbeteren

Bij het inbrengen van informatie kunnen fouten gebeuren. Een PIM spoort die fouten op: afbeeldingen die ontbreken, velden waarvoor een vertaling ontbreekt, velden waarvan de ingevulde waarde niet realistisch is. Niet alles wordt automatisch ontdekt. Daarom kan je zelf lijsten en rapporten maken om de productinformatie door te lichten en te analyseren.

Verrijken

Een PIM maakt het verzamelen en beheren van productinformatie handig en eenvoudig. Dit creëert opportuniteiten om meer informatie te verzamelen en bij te houden. Dit maakt dat je als onderneming nog beter kunt inspelen op de informatiebehoefte van medewerkers, klanten, prospecten, distributeurs en agenten.

Informatie waar we nu nog niet aan denken maar wellicht in de nabije toekomst nodig zal zijn is alles in verband met virtual en augmented reality. Denk maar aan Metaverse. Als jouw producten er op dit kanaal goed moeten uitzien, zal je ongetwijfeld extra productinformatie moeten ter beschikking hebben.

Verdelen

Productinformatie is er om gebruikt te worden. Vanuit de PIM wordt productinformatie klaargezet en aangeleverd voor verschillende toepassingen: de website of webwinkel, de automatische opmaak van commerciële of technische fiches in pdf, handleidingen voor het klantenportaal, gepersonaliseerde catalogus voor distributeurs.

Voor elke van die toepassingen kan een aangepaste selectie worden gemaakt van de productinformatie. Zo wordt voor elke toepassing een kanaal gemaakt met alleen die informatie die nodig is.